Tirer le maximum de son conseil d’administration

Nous savons que bon nombre d’entrepreneur.e.s considèrent les conseils d’administration et leurs réunions comme une corvée de plus sur leur liste de choses à faire. Pire encore, ils les voient comme une tâche stressante qui les distrait de leur vrai travail : diriger leur entreprise. Nous sommes d’un tout autre avis. Nous croyons qu’avec de la volonté, de la concentration et une communication efficace, votre conseil peut devenir une boussole précieusement objective qui vous aidera à trouver votre voie et à vous adapter dans cette aventure souvent solitaire qu’est la direction d’une startup.

Bien entendu, il n’est pas toujours facile d’apprendre à se fier à une boussole qui indique une direction autre que celle que l’on croit être la bonne, surtout lorsqu’on a l’impression de naviguer en pleine tempête. Pourtant, chaque nouvelle expédition vous aidera à comprendre à quel point cette perspective objective, quelque peu à l’abri des rafales causées par la peur, l’orgueil et la pression qui risquent toujours de faire perdre le cap au meilleur PDG, constitue un complément indispensable à votre instinct.

Lors de notre dernier FounderCamp, Alan MacIntosh, investisseur chevronné et associé de conseil de Real Ventures, a plaidé en faveur d’un changement de mentalité et défendu ardemment l’utilité stratégique des conseils d’administration et de leurs réunions. Selon lui, c’est en acceptant son conseil d’administration et en s’assurant qu’il lui apporte, ainsi qu’à son entreprise, le meilleur soutien et les meilleurs conseils, qu’un.e PDG pave la voie vers la réussite. Il a aussi proposé quelques conseils utiles sur la façon de sélectionner, de structurer et d’accompagner judicieusement votre conseil d’administration pour exploiter son plein potentiel. Voici les grandes lignes de sa stratégie.

Définissez (et communiquez) des attentes claires

Si personne n’occupe le poste de président.e au sein d’une startup, il incombe au PDG d’établir le ton et d’instaurer la rigueur requise pour structurer et coordonner la relation de l’entreprise avec son conseil d’administration. Quoiqu’il existe de nombreuses façons d’évaluer le rendement, une étude met en lumière les 11 principaux facteurs permettant de mesurer l’efficacité et le succès d’un conseil d’administration. En tête de liste : une communication efficace à l’interne.

La mise en place de canaux permettant une communication honnête et pertinente n’est pas une mince affaire. Cela nécessite de la confiance et de la volonté, mais surtout, cela implique de hausser la barre des deux côtés en formulant des attentes claires. Pour commencer, nous mettrons en contexte ces attentes en décrivant certains des rôles et des responsabilités qui incombent à chacun.

Votre conseil est là pour vous superviser, mais aussi pour vous guider

Votre conseil d’administration est doté de responsabilités fiduciaires qui consistent notamment à superviser le processus décisionnel de votre entreprise afin de s’assurer qu’il est conforme à l’objectif de création de valeur pour les actionnaires, tout en veillant à ce que les intérêts des autres parties prenantes soient pris en compte de manière appropriée. Bien que ce niveau de contrôle puisse sembler intrusif ou intimidant, il constitue une précieuse mesure de protection contre une myriade de lacunes de gouvernance potentielles, que ce soit sur les plans juridique, financier ou administratif. Par exemple, l’échec spectaculaire du PAPE de WeWork pourrait être attribué à son conseil d’administration, qui a manqué à son rôle de superviseur responsable. Donc, avant de vous mettre sur la défensive la prochaine fois que votre conseil d’administration exprimera ses préoccupations ou son désaccord, songez que ses membres voient peut-être quelque chose qui vous échappe — et qu’ils ont aussi des responsabilités.

Votre conseil doit être une ressource favorisant une croissance éclairée

Si vous savez comment mettre à profit vos atouts, votre conseil d’administration deviendra votre référence pour des conseils stratégiques avisés et des discussions honnêtes et sincères, en plus d’un partenaire privilégié, disposé et apte à vous ouvrir des portes.

« La plus grande contribution de votre conseil d’administration devrait être de vous aider à évaluer l’environnement concurrentiel de votre entreprise, autant au chapitre des menaces que des possibilités, et de vous épauler dans la mise au point d’une stratégie pour vous y attaquer. » – Doug Gawrych, Associé directeur national, Grant Thornton

Au fur et à mesure que vous constituez votre conseil d’administration, vous voudrez donc vous assurer que vos candidat.e.s comprennent que vous vous fiez activement à eux pour vous fournir du soutien et vous faire profiter de leur réseau. Ces attentes bien établies, il ne tiendra plus qu’à vous de consulter activement ses membres pour leur demander de l’aide.

Dirigez les réunions efficacement en respectant des normes personnelles élevées

Les membres de votre conseil doivent comprendre que vous compterez sur leur soutien, mais il vous incombe de respecter le temps qu’ils vous accordent. Cela comprend de mener des réunions efficaces, dans le cadre desquelles le ou la PDG est responsable de la gestion de l’ordre du jour, de l’attribution du temps, du procès-verbal, des invités et de la logistique. Cela signifie aussi que les membres de votre conseil arriveront à vos rencontres bien préparés, ayant préalablement reçu et passé en revue tous les documents nécessaires pour discuter des points à l’ordre du jour. Les réunions formelles devraient être axées sur la gouvernance de même que l’examen et l’approbation de décisions clés, explique JS Cournoyer, cofondateur de Real Ventures. Un autre type de réunion devrait être réservé à tout ce qui touche l’exploitation de la puissance créative de votre conseil.

« J’ai vu des équipes essayer d’être très accommodantes avec leur conseil d’administration en mettant de côté leurs idées et en laissant toute la place aux échanges. C’est courir droit à la catastrophe. Il n’y a rien de mal à utiliser votre conseil comme un groupe de rétroaction, mais c’est à éviter dans le cadre d’une réunion formelle. »

Soyez explicite et exigeant.e au chapitre des responsabilités respectives

Évidemment, les membres de votre conseil ne sont pas là que pour les sandwichs et le café! En fait, leur poste s’accompagne de fonctions cruciales qui, lorsque bien remplies, font partie intégrante du succès d’une entreprise. Exercez-vous à demander et à obtenir de l’aide. Plus ses membres seront mobilisés et impliqués, plus votre conseil fonctionnera efficacement sur tous les plans. Voici quelques exemples des responsabilités respectives des membres de la direction et du conseil mentionnées par Alan lors de sa présentation :

Ne transformez pas votre conseil en chambre d’écho

Généralement constitués de 3 à 7 chefs de direction, les conseils d’administration les plus efficaces regroupent un vaste éventail d’expériences, de bagages et de points de vue. Pour ce faire, il faut non seulement trouver le juste équilibre entre entrepreneur.e.s, investisseur.se.s et chefs de direction externes, mais aussi inviter à la table des gens qui ne partageront pas toujours votre point de vue. À certains moments, décanter et gérer des opinions variées peut être malaisant et frustrant, mais n’oubliez pas que les objections éclairées et respectueuses peuvent être l’un des outils les plus précieux pour éviter les écueils et élargir vos horizons. Elles pourraient bien vous aider à gérer les inévitables surprises qui se dresseront sur le parcours de votre entreprise.

« Un certain niveau de collégialité peut bien sûr favoriser un cadre productif et respectueux. Cependant, à l’excès, cela peut nuire à la dissidence et aux débats sains, ainsi qu’au renouvellement du conseil d’administration… Pour prendre des décisions judicieuses, ce dernier doit entendre et prendre en compte des opinions divergentes. » – PwC, Enquête annuelle auprès des chefs de direction 2019

Quoiqu’ils comprennent ce point sur le plan intellectuel, de nombreux entrepreneurs ont du mal à constituer des conseils d’administration qui encouragent véritablement la diversité d’opinion. PwC quantifie cet enjeu pour les sociétés publiques dans son Enquête annuelle auprès des chefs de direction 2019, notant que 43 % d’entre eux indiquent trouver difficile de présenter une opinion divergente et que la « collégialité a ses inconvénients dans une salle de réunion ». En tant que leader, votre travail est de créer et de façonner délibérément une culture au sein de laquelle les gens peuvent être en désaccord, mais de manière constructive — même (ou plutôt, surtout) avec vous. Faire des choix conscients en ce sens lors de la constitution de votre conseil représente un premier pas dans cette direction.

Tirez profit de la structure et des processus pour atteindre des résultats optimaux

Tout comme les outils et les processus agissent comme des stabilisateurs pour un meilleur leadership, ils jouent aussi un rôle de premier plan dans l’établissement d’une structure et d’une constance efficace lorsque vous travaillez avec votre conseil.

« Pour qu’un conseil d’administration accomplisse les tâches qui lui sont attribuées, il doit disposer de la structure adéquate, avoir l’appui des bons membres et être engagé dans les processus pertinents. » – Richard Leblanc et James Gillies, Ivey Business Journal

De l’accès facile à la documentation du conseil d’administration aux ordres du jour bien planifiés, Alan explique comment, en assurant une bonne gestion interne et une rigoureuse discipline organisationnelle, les réunions de votre conseil d’administration produiront de meilleurs résultats. Voici quelques conseils que vous pouvez mettre en pratique dès aujourd’hui :

• Envoyez l’ordre du jour et les dossiers de documentation au moins trois jours avant la réunion;
• Faites preuve de cohérence en ce qui a trait au déroulement des réunions, à leur fréquence et à la reddition de compte;
• Conservez des documents de conseil soignés et bien structurés sur un disque (Google) partagé;
• Allouez un temps approprié à chaque point de l’ordre du jour (et respectez-le);
• Concentrez-vous sur la mise en contexte des faits, des chiffres et des mesures clés pour faire valoir votre point de vue;
• Appelez les membres du conseil afin qu’ils contribuent à l’élaboration de l’ordre du jour de manière à éviter les distractions imprévues;
• Le cas échéant, invitez un.e expert.e en la matière de votre équipe à participer à la réunion;
• Assurez-vous que les membres du conseil soient bien nourris, hydratés et à l’aise;
• Faites un suivi rapide en envoyant un courriel visant à faire un bilan de la réunion;
• Communiquez ouvertement afin de prévenir toute (mauvaise) surprise potentielle.

Cherchez à changer votre mentalité et à établir un rapport de confiance

Pour tirer le maximum de la relation avec votre conseil d’administration, vous devrez changer votre mentalité pour commencer à le voir comme un atout stratégique pour votre entreprise. En tant que PDG, c’est en vous l’appropriant et en l’acceptant pleinement que vous pourrez trouver du temps très précieux pour vous consacrer à ce qui vous intéresse vraiment dans votre entreprise, plutôt qu’à ses rouages. À son meilleur, un conseil d’administration solide devrait fonctionner comme un conseiller avisé qui vous guidera vers les bonnes décisions et qui vous aidera à évaluer les différentes pistes de solution et à trouver la clarté lors des moments de doute, de pénurie, d’expérimentation ou de célébration de votre aventure entrepreneuriale.

Nous sommes conscients qu’il ne sera pas toujours facile de jeter les bases d’une communication ouverte et d’une collaboration efficace. Cela dit, notre expérience et les données démontrent que cela s’avère payant. Une étude réalisée en 2009 a révélé que les conseils d’administration aux attributs et pratiques orientés sur le travail d’équipe étaient synonymes d’une meilleure performance financière.

Comme dans toute relation significative, on n’obtient que ce que l’on investit. La première étape pour exploiter le véritable potentiel de votre conseil d’administration consiste donc en un changement de paradigme prudent, doublé d’une bonne dose de connaissance de soi.

« Vous devez mettre de côté l’idée que vous êtes devant une corvée à accomplir et prendre conscience qu’il s’agit en fait d’un outil incroyable. »

Bref, votre conseil d’administration est là pour vous aider, et pas seulement pour vous juger. Malgré cela, d’innombrables entrepreneurs luttent encore pour prendre en compte ce soutien potentiel et en tirer parti, surtout lorsqu’il est question de reconnaître que les choses ont peut-être dérapé ou que la confiance est ébranlée. Lorsqu’une place est accordée à l’honnêteté et à la vulnérabilité, la préparation des réunions du conseil d’administration peut devenir une occasion privilégiée de s’éloigner de la frénésie des pressions opérationnelles, de prendre un peu de recul pour étudier les progrès, de méditer sur nos motivations et d’anticiper ce qui nous attend.

Donc, la prochaine fois que votre conseil d’administration vous présentera des commentaires bien renseignés et constructifs pour vous aider à bâtir la meilleure entreprise possible, votre rôle sera de tendre l’oreille, de bien écouter et d’être réceptif.ve.

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